Trudna rozmowa – jak rozstać się z pracownikiem

Rozmowa komunikująca zwolnienie to jedno z najtrudniejszych i najbardziej stresujących zadań z jakimi spotykają się menedżerowie firm zmuszonych do częściowej redukcji zatrudnienia. Jest to jednocześnie jeden z najbardziej wrażliwych momentów kształtujących opinię o firmie wśród odchodzących pracowników.

Nie dziwni fakt, że menedżerowie, na których spada zadanie wytypowania pracowników do zwolnienia oraz przekazanie tej wiadomości poddani są silnemu stresowi i mogą popełniać podstawowe błędy. Dlatego warto przygotować się do takich rozmów, aby dzięki temu maksymalnie ograniczyć stres i napięcia towarzyszące komunikowaniu zwolnień. Dobrą formą przygotowania kadry kierowniczej do tego zadania jest kilkugodzinny warsztat z prowadzenia rozmowy komunikującej zwolnienie, jednak jeśli z różnych względów nie jest to możliwe warto przypomnieć menedżerom najważniejsze zasady, których warto się trzymać w trakcie wręczania wypowiedzeń.
Podstawowym zachowaniem jakie powinno obowiązywać w trakcie prowadzenia rozmowy komunikującej zwolnienie jest poszanowanie przez zwalniającego godności osobistej zwalnianego pracownika. Warto kierować się zasadą „traktuj innych tak, jak chciałbyś aby traktowano ciebie”. Jest zupełnie zrozumiałe, że osoba zwalniana z pracy odczuwa złość. Zatem wszystko, co zwalniający będzie robić w trakcie rozmowy separacyjnej powinno być ukierunkowane na zminimalizowanie negatywnych reakcji zwalnianego pracownika. W praktyce takie podejście jest korzystne nie tylko dla pracownika, ale także dla firmy jak i osoby, która dokonuje zwolnienia. Nie jest dobrze, kiedy ex-pracownicy źle wypowiadają się na temat swojego byłego pracodawcy – ich opinie mogą kształtować negatywny wizerunek firmy wśród jej klientów, jak i potencjalnych przyszłych pracowników. Sposób przeprowadzenia zwolnień ma również silny wpływ na postawy i opinie pracowników pozostających w firmie i może w znacznym stopniu przyczynić się do powstania zjawiska zwanego „syndromem ocalałych”. Efektem tego zjawiska jest m. in. silny spadek motywacji i zaangażowania wśród pracowników pozostających w firmie, a co za tym idzie pogorszenie wyników w takich obszarach jak obsługa klienta, jakość, sprzedaż czy wydajność pracy. Aby zminimalizować potencjalne negatywne konsekwencje, w trakcie rozmowy komunikującej zwolnienie warto mieć na uwadze kilka podstawowych zasad.

Stań twarzą w twarz

Przekazanie pracownikowi informacji o zwolnieniu powinno mieć miejsce w trakcie bezpośredniej rozmowy - twarzą w twarz. Należy wystrzegać się formy pisemnej lub telefonicznej. Rozmowę komunikującą zwolnienie powinien prowadzić bezpośredni przełożony zwalnianego pracownika, ponieważ to on najlepiej zna osobowość i charakter zwalnianego, zatem łatwiej będzie mu prowadzić taką rozmowę. Pracownik, którego pracodawca poinformuje o zwolnieniu telefonicznie lub listownie prawie zawsze powie: „przepracowałem tu tyle lat, a oni nie mają nawet cywilnej odwagi żeby ze mną porozmawiać twarzą w twarz”. I będzie miał rację.

Zacznij rzeczowo

Przedstaw pracownikowi cel i przedmiot spotkania zaraz na początku. Unikaj długich wstępów i wywodów, ponieważ może się okazać, że już w połowie pracownik przerwie ci i powie np. „rozumiem, że chcecie mnie zwolnić”. Taka sytuacja zmieni zdecydowanie optykę całego spotkania i może przybrać nieoczekiwany przebieg, zazwyczaj niekorzystny dla przełożonego. Wytłumaczenie powodów tej decyzji musi mieć miejsce, jednak powinno nastąpić w dalszej części spotkania.

Uważaj, co mówisz

Przedstawiając powód spotkania staraj się dobierać słowa jak najmniej nacechowane negatywnie – np. zamiast „zwolnić” można powiedzieć „nie możemy już Pani/Panu zapewnić pracy”, itd. Określenia te powinny być jednoznaczne, natomiast warto się postarać by charakteryzowały się jak największym szacunkiem dla pracownika. Na początku spotkania możesz zatem powiedzieć np.:
„Poprosiłem Panią/Pana na to spotkanie, ponieważ nie będziemy w stanie zapewnić Pani/Panu więcej pracy na dotychczasowym stanowisku pracy. Przeanalizowaliśmy też wszystkie możliwości w innych działach naszej firmy i niestety nie możemy zaproponować Pani/Panu innego stanowiska w naszym zakładzie. W takiej sytuacji podejmiemy wszelkie starania, aby pomóc Pani/Panu znaleźć pracę w innych firmach, niemniej jednak jesteśmy zmuszeni rozwiązać z Panią/Panem dotychczasową umowę o pracę. Na tym spotkaniu chciałbym przedstawić Pani/Panu nasze propozycje oraz wszystkie szczegóły związane z tym faktem.”

Przedstaw decyzję jako ostateczną

Daj jasno do zrozumienia, że decyzja o zwolnieniu jest ostateczna i prowadź rozmowę w taki sposób aby zwalniany nie miał co do tego żadnych wątpliwości. W żadnym wypadku nie wolno budzić w osobie zwalnianej nadziei na zmianę już podjętej decyzji. Z  wypowiedzi powinno wynikać, że decyzja jest przemyślana i rozważono naprawdę wszystkie dostępne możliwości innego załatwienia sprawy. Jeżeli firma rzeczywiście oferuje dodatkową pomoc w znalezieniu pracy, np. w formie programu outplacementu, warto jak najczęściej nawiązywać do tego tematu. Jeżeli firma nie oferuje żadnej dodatkowej pomocy poza ustawowo należną odprawą, tak czy inaczej lepiej zorientować rozmowę wokół praw i obowiązków związanych z wypowiedzeniem niż dyskutować zasadność samego faktu zwolnienia. Bardzo ważne jest, aby pracownicy odchodzący mieli pełną świadomość, że decyzja o zwolnieniu jest dobrze przemyślana i ostateczna. Pozwoli to skupić się na poszukiwaniu nowej pracy lub rozpoczęciu nowego etapu w życiu. W przeciwnym razie wiele osób może uporczywie trzymać się nadziei powrotu do pracy, co spowoduje bierność w poszukiwaniu nowej pracy i w efekcie bardzo często prowadzi do długotrwałego bezrobocia.

Bądź przygotowany

Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty: pismo z wypowiedzeniem umowy o pracę, informacje dotyczące uprawnień zwalnianych pracowników (urlop, odprawa, wypłata ubezpieczenia), broszury na temat oferowanego przez firmę outplacementu (o ile firma zdecydowała się go oferować). Najlepiej, żeby te informacje były w formie papierowej. Podaj dokładną datę rozwiązania stosunku pracy, formę i termin wypłaty odprawy i innych świadczeń jeśli są oferowane. Sprawdź wcześniej czy pracownik ma uprawnienia do jakichkolwiek dodatkowych świadczeń. Jeżeli w okresie wypowiedzenia zmienione zostaną warunki pracy lub pracownik będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, przedstaw wszystkie informacje na ten temat. Opowiedz zwalnianemu o jego przywilejach. Jeżeli firma przewidziała dodatkowe wsparcie w odnalezieniu się w nowej sytuacji (np. outplacement, pomoc doradców zawodowych) lub pomoc finansową (dodatkowe odprawy, umorzenie długów) jest to najlepszy moment, żeby o tym powiedzieć. Te informacje spowodują, że pracownik oprócz złych wieści, otrzyma też coś pozytywnego.

Kontroluj przebieg rozmowy

Warto mieć przygotowany scenariusz rozmowy, choć z drugiej strony należy unikać sztywnych schematów. Rozmowa komunikująca zwolnienie z pracy nie może odbywać się według jednakowej reguły odczytywanej każdemu pracownikowi. Pracę traci konkretny człowiek i rozmowa odbywa się z tym właśnie człowiekiem. Jego oczekiwania i reakcje mogą być różne, stąd szablon może mieć tu zastosowanie jedynie w ograniczonym zakresie. Jeżeli jednak nie określisz sobie scenariusza rozmowy i pozwolisz żeby się przeciągała, to może się zdarzyć, że w jej trakcie złożysz obietnice, których nie będziesz mógł dotrzymać. Ostatnią rzeczą jaką chce usłyszeć zwalniany pracownik jest „wrócimy do tego później”. Osoba zwalniana chce się dowiedzieć wszystkiego na temat wsparcia i pomocy jakiej oferuje mu pracodawca. Pamiętaj, że ten którego zwalniasz, po pracy wraca do domu, gdzie najprawdopodobniej czeka na niego rodzina, która z pewnością będzie miała do niego wiele pytań dotyczących najbliższej przyszłości. Nie mów  nigdy pracownikowi „to nie jest najgorsza rzecz w życiu jaka może ci się przydarzyć”. Jest całkiem prawdopodobne, że to jest najgorsza rzecz jaka do tej pory mu się przytrafiła.

Wyjaśnij przyczyny krótko i zwięźle

Rozmowa separacyjna powinna trwać od 10 do 15 minut - niektórzy specjaliści radzą, żeby nie przekraczała 10 minut. Podaj jasny powód zwolnienia pracownika. Wielu pracowników podaje do sądu swoich ex-pracodawców dlatego, że chcieliby otrzymać jednoznaczne wytłumaczenie dlaczego zostali zwolnieni i przedstawić własną argumentację. Nie musisz w detalach wyjaśniać pracownikowi poszczególnych przyczyn podjęcia decyzji o zwolnieniu, ale powinieneś podać rozsądne i krótkie wytłumaczenie. Wysłuchaj co ma do powiedzenia zwalniany pracownik. Powinieneś pozwolić pracownikowi na przedstawienie własnego stanowiska. Nie przerywaj mu jego wypowiedzi, chyba że rozmowa zaczyna dotykać kwestii pobocznych lub pracownik powtarza jedno i to samo.  

Daj referencje

Jeżeli szanujesz zwalnianego pracownika, widzisz jego profesjonalizm w pracy, wiesz, że jest dobrym fachowcem powiedz mu o tym i zapewnij, że chętnie wystawisz mu list referencyjny. Pamiętaj, że danego słowa musisz dotrzymać. W referencjach podaj jak najwięcej szczegółów związanych z wynikami pracy oraz postawami pracownika. Podaj przykłady popierające rekomendacje i oceny. Postaraj się wskazać konkretny dzień, na kiedy referencje będą gotowe oraz formę w jakiej dostarczysz je pracownikowi.

Zachowaj powagę

Nie bądź nad wyraz miły ani dowcipny. Nawet jeżeli zazwyczaj tryskasz dobrym humorem i  pracownicy dobrze się czują w twoim towarzystwie, sytuacja kiedy musisz jednemu z nich powiedzieć o zwolnieniu nie jest miła. To nie jest czas na opowiadanie żartów lub wspominanie wspólnej przeszłości. Ale nie bądź fałszywie współczujący. Jeżeli sam w swoim życiu nie doświadczyłeś, co to znaczy zostać zwolnionym, nie mów swojemu pracownikowi, że wiesz, co on czuje i że rozumiesz, w jakiej znalazł się sytuacji. To może go dodatkowo poirytować. Nie składaj obietnic bez pokrycia. Zaoferuj swoją pomoc tylko wtedy, jeżeli faktycznie możesz i chcesz jej udzielić. Nie dotrzymanie takich obietnic jest równie bolesne dla zwolnionego jak wypowiedzenie umowy.

Nie usprawiedliwiaj się

Nie przyjmuj postawy przepraszającej. Unikaj sformułowań w stylu „gdyby to zależało ode mnie, nie dopuściłbym do tej sytuacji”. Takie wypowiedzi mogą spowodować, że zwalniany pracownik uzna, że decyzja o zwolnieniu została podjęta pochopnie i co gorsza nie została dogłębnie przeanalizowana. Nie przepraszaj – taka postawa może powodować, że pracownik pomyśli, że decyzja o jego zwolnieniu to wypadek przy pracy. Opisane postawy mogą dodatkowo frustrować i denerwować zwalnianych.

Powstrzymaj się od niewłaściwych emocji
Nie okazuj swoich emocji. Nawet jeżeli jesteś zadowolony z decyzji zwolnienia danego pracownika, zachowaj swoje emocje dla siebie. Rozmowa komunikująca zwolnienie powinna być prowadzona bez podtekstów emocjonalnych. To nie jest czas, aby wypominać sobie wzajemne urazy, zresztą taka postawa może spowodować, że zwalniany pracownik skieruje sprawę do sądu pracy. Jeżeli pracownik odczuje, że za zwolnieniem kryją się osobiste antypatie czy złośliwość, może chcieć odpłacić tym samym w okresie wypowiedzenia, co może mieć bardzo przykre konsekwencje dla firmy. Dyskretne akty sabotażowe, zniechęcanie klientów czy wrogie nastawianie współpracowników to tylko wybrane formy, jakimi niektórzy pracownicy posługują się w takich chwilach.

Wyjaśnij sytuację na forum zespołu

Jeżeli zwalniany pracownik nie będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy warto zorganizować spotkanie całego zespołu tzn. osób zwalnianych i tych, którzy zostają. Jeżeli firma nie zapewniła wsparcia zwalnianym przy poszukiwaniu nowego miejsca pracy, a ty chcesz i możesz zaoferować swoją pomoc, najlepiej mów o tym na takim spotkaniu. Warto też poprosić pozostałych pracowników o wsparcie i wyrozumiałość. Takie podejście w większości przypadków uspakaja emocje w pracy i poniekąd zobowiązuje zwalnianego pracownika do rzetelnego wykonywania swoich obowiązków służbowych aż do wygaśnięcia okresu wypowiedzenia.

Zadbaj o komunikację wewnętrzną

Warto aby powyższe zalecenia dotarły do kadry kierowniczej średniego szczebla na kilka dni przed zwolnieniami. W tym okresie trzeba pamiętać o zintensyfikowaniu komunikacji wewnętrznej. Brak informacji gorszy jest od złych informacji, ponieważ tworzy plotki i spekulacje, dezorganizuje pracę i wprowadza nerwową atmosferę. Warto zadbać o częstsze spotkania wydziałowe, dodatkową informację pisemną (biuletyny, intranet, etc.) oraz pełną dostępność kadry kierowniczej dla pracowników. Unikanie spotkań, przekazywanie sprzecznych i niejasnych komunikatów i zaskakiwanie załogi nagłymi decyzjami to najgorsze, choć niestety wciąż częste zachowania zarządów wobec pracowników, którzy niejednokrotnie poświęcili firmie kilkadziesiąt lat.

O autorze:
Albert Binda.
Dyrektor generalny firmy L.GRANT HR Consulting, specjalizującej się w programach outplacementu grupowego. W swojej 10-letniej praktyce realizował programy outplacementu i restrukturyzacji zatrudnienia dla największych firm polskich i międzynarodowych na terenie całego kraju.
Kontakt: albert.binda@lgrant.com